۳۰ ترفند کاربردی آفیس مایکروسافت

تکنیک‌های کاربردی اکسل ۲۰۱۶ ویژه کاربران مک

مایکروسافت در اکسل ۲۰۱۶ ویژه مک، ویژگی‌های قدرتمندی قرار داده است؛ ویژگی‌هایی که کار کردن با این نرم‌افزار صفحه گسترده را بیش از پیش ساده‌تر کرده است.

از چارت‌های قدرتمند استفاده کنید
انتخاب چارت مناسب به‌منزله ارائه بهترین دید از داده‌ها است. Recommended Charts به شما اجازه می‌دهد نحوه نمایش داده‌های خود را مشاهده کنید. با این گزینه می‌توانید جنبه بصری داده‌های انتخاب‌شده را با استفاده از انواع مختلف چارت‌ها ببینید. این گزینه در زبانه Insert در گروه Tables به نام Recommended Pivot Tables در اختیار کاربران قرار دارد. (شکل ۱)

شکل ۱: پیش‌نمایشی از نمودارها

Formula Builder
آیا با حفظ کردن توابع یا ترکیب نحوی در اکسل مشکل دارید؟ ویژگی جدید Formula Builder برای شما در نظر گرفته شده است. با استفاده از این ویژگی ساخت فرمول‌ها بسیار ساده‌تر از گذشته انجام می‌شود. این قابلیت به شما اجازه می‌دهد به جست‌وجو و اضافه کردن یک تابع بپردازید، داده‌هایی را برای آرگومان‌های توابع تعریفی اضافه کنید و از هر تابعی برای انجام کارهای خود کمک بگیرید. برای دسترسی به این ویژگی کلیدهای Shift+F3 را فشار دهید تا پنجره Insert Function ظاهر شود. (شکل ۲)

شکل ۲: دسترسی ساده‌تر به توابع

Chart Formatting task pane
اکسل ۲۰۱۶ مجموعه قدرتمندی از ویژگی‌ها را پیشنهاد می‌کند که برای ساخت و سفارشی‌سازی‌ ساده‌تر چارت‌ها استفاده می‌شوند. بخشی از این ویژگی‌های هیجان‌برانگیز در پانل Formatting Task قرار دارد. این پانل منبع واحدی برای قالب‌بندی سبک‌های مختلف به شمار می‌رود. با استفاده از این پانل نه تنها توانایی ویرایش چارت‌ها، بلکه توانایی ویرایش نحوه نمایش متن‌ها در اکسل را نیز دارید. برای دسترسی به این گزینه به زبانه Format بروید، گزینه Format Pane را انتخاب کنید یا کلیدهای Cmd+1 را فشار دهید. (شکل ۳)

شکل ۳: سفارشی‌سازی چارت‌ها

PivotTable Slicers
برش‌دهنده‌ها به شما توانایی فیلتر کردن داده‌ها در گزارش PivotTable را می‌دهند. در واقع، مجموعه‌ای از دکمه‌ها در اختیار شما قرار می‌گیرند؛ این دکمه‌ها کمک می‌کنند بدون نیاز به باز کردن فهرست کشویی عناصری را که باید فیلتر شوند پیدا کنید. برش‌دهنده را به‌آسانی می‌توان ایجاد کرد؛ کافی است PivotTable را که در نظر دارید فیلتر کنید، انتخاب کنید، به زبانه PivotTable Analyze در روبان بروید و دکمه Insert Slicer  را انتخاب کنید. برای فیلتر کردن داده‌های PivotTable، روی یک یا چند دکمه کلیک کنید. (شکل ۴)

شکل ۴: فیلتر کردن داده‌ها

Data Analysis ToolPak
آیا هنوز هم به دنبال Data Analysis ToolPak در مک هستید؟ سرانجام این ویژگی در اختیار کاربران قرار گرفت. Data Analysis ToolPak در قالب یک افزونه اکسل به کاربران کمک می‌کند تا آمارهای پیچیده یا تحلیل‌های مهندسی را ایجاد کنند. شما داده‌ها و پارامترهایی برای هر تحلیل آماده می‌کنید و این ابزار از تحلیل‌های مناسب یا توابع ماکرو مهندسی برای محاسبه و نمایش نتایج در یک جدول خروجی استفاده می‌کند. (شکل ۵) برای فعال‌سازی این افزونه، به فهرست Tools بروید، Add-ins را کلیک و گزینه Data Analysis ToolPak را انتخاب کرده و در ادامه روی Ok کلیک کنید. با این‌کار ویژگی مدنظر به زبانه Data افزوده می‌شود.

شکل ۵: Data Analysis ToolPak آمارهای پیچیده یا تحلیل‌های مهندسی را به‌سادگی در اختیار کاربران قرار می‌دهد.

ترفندهای عمومی اکسل

محدودیت نداشتن در نمایش اعداد
آیا تا به حال به این مشکل برخورده‌اید که اکسل تمامی اعداد واردشده در ستون‌ها را به‌طور کامل نشان ندهد؟ برای این مشکل راه حلی وجود دارد که با آن، به‌راحتی می‌توانید بیش از ۱۵ رقم را در یک سلول مشاهده کنید. راه حل این مشکل در قالب‌بندی سلول قرار دارد. در اولین گام، ستون مدنظر را انتخاب کنید. در مرحله بعد روی سلول کلیک راست کرده و گزینه Format Cells را انتخاب کنید. در زبانه Numbers از بخش Category  گزینه Text را انتخاب کنید و کلید Ok را فشار دهید. اکنون مشاهده خواهید کرد که اعداد به‌طور کامل به نمایش درمی‌آیند.

مقایسه دو ستون در سریع‌ترین زمان ممکن
اگر قصد دارید چند ستون داده‌ای در اکسل را با هم مقایسه کنید و بدانید آیا مقادیر ستون‌ها یکسان بوده یا تفاوت‌هایی وجود دارد، کافی است ستون‌های مدنظر خود را انتخاب کنید و کلید F5 را فشار دهید تا پنجره Go To به نمایش درآید. اکنون روی دکمه Special  کلیک کنید. در پنجره ظاهرشده، گزینه رادیویی Row Differences را انتخاب کنید. حال اگر تفاوتی وجود داشته باشد، ستون متفاوت، پررنگ‌تر می‌شود و به‌راحتی توانایی شناسایی سلول‌های متفاوت را خواهید داشت.

=============================

طول و عرض اسلایدهایی متناسب با صفحه نمایش
صفحه‌نمایش‌کامپیوتر از دو استاندارد اصلی ۴:۳ و ۱۶:۹ استفاده می‌کند. این اعداد بیانگر نسبت طول و عرض صفحه‌نمایش هستند. در صفحه‌نمایش استاندارد چهار پیکسل برای عرض و سه پیکسل برای ارتفاع در نظر گرفته می‌شود و در حالت عریض، این مقادیر برابر با ۱۶ و ۹ هستند. پاورپوینت به‌طور پیش‌فرض نمایش‌ارائه‌شده را در حالت ۱۶:۹ ایجاد می‌کند. اگر ارائه ساخته‌شده‌ای بر مبنای استاندارد ۱۶:۹ دریافت کردید، باز هم می‌توانید آن را در حالت ۴:۳ مشاهده کنید. اگر مانیتور هماهنگ با اندازه ارائه دریافت‌شده نیست، نوارهای سیاه رنگ نه‌چندان جالبی در طرف اسلایدها ظاهر می‌شود. برای تغییر استاندارد ارائه، کافی است به زبانه Design بروید، گزینه Slide Size را انتخاب کرده و استاندارد مدنظر خود را برگزینید. همچنین با استفاده از گزینه Custom Slide Size می‌توانید اندازه‌های سفارشی را نیز تعیین کنید.

حذف پس‌زمینه گرافیکی از طرح
گاهــی تصاویر واردشــده در پاورپوینــت دارای پس‌زمینه‌هایی هستند که باید حذف شوند. پاورپوینت راهکار جالبی برای این کار در اختیار کاربران قرار می‌دهد. برای حذف پس‌زمینه از ارائه پاورپوینت، ابتدا عکس مدنظر را انتخاب کنید. در روبان بالای صفحه، روی زبانه Format کلیک کنید. در گروه Adjust که در سمت چپ روبان قرار دارد، روی گزینه Remove Background کلیک کنید. در این حالت تصویر به رنگ بنفش درمی‌آید. اکنون روی گزینه Mark Areas to Keep در گروه Refine کلیک کنید تا ماوس به شکل قلم درآید. بخش‌های مدنظر تصویر را انتخاب کرده، بسته به نیاز خود یکی از گزینه‌های Mark Areas to Remove یا Delete Mark را انتخاب کرده و در نهایت روی گزینه Keep Changes کلیک کنید تا تغییرات اعمال شود.

ارائه‌هایی با ساختار منسجم
اولین گام ساخت یک ارائه قدرتمند انتخاب، الگوی Template مناسب است. بعد از انتخاب الگو باید درباره نحوه ارائه اطلاعات تصمیم‌گیری کنید. پاورپوینت برای این منظور، ویژگی Smart Art را در اختیار کاربران قرار داده است. اگر به زبانه Insert بروید و گزینه SmartArt را انتخاب کنید، پنجره‌ای ظاهر می‌شود که به شما دید مناسبی در فرایندها، چرخه‌های کاری، سلسله مراتب، طبقه‌بندی‌ها و هرم‌ها می‌دهد. در زمان کار با عناصر Smart Art دقت کنید؛ چراکه هر یک از این عناصر برای ارائه اطلاعات خاصی استفاده می‌شوند.

ارائه آنلاین
با پاورپوینت ۲۰۱۶ کاربران می‌توانند ارائه‌‌های خود را به‌صورت آنلاین به نمایش بگذارند. این ویژگی که Present Online نام دارد، از سرور رایگان مایکروسافت برای میزبانی ارائه شما استفاده می‌کند. نیازی به هیچ تنظیم خاصی نیست. تنها یک لینک را با مخاطبان خود به اشتراک می‌گذارید تا مخاطبان با مراجعه به این لینک بتوانند ارائه شما را روی مرورگر خود مشاهده کنند. بعد از اینکه ارائه خود را آماده کردید، به زبانه File بروید و روی گزینه Share  کلیک کنید. در صفحه ظاهرشده گزینه Presentation Online را انتخاب کرده و در نهایت روی دکمه Presentation Online  کلیک کنید.

متصل کردن ویدیوها به ارائه‌ها
آیا می‌توان محتوای ویدیوهای آنلاین را در یک ارائه قرار داد؟ بله؛ این قابلیت به ساده‌ترین شکل در پاورپوینت ۲۰۱۶ در دسترس کاربران قرار دارد. به زبانه Insert بروید و در گروه Media گزینه Video Online را انتخاب کنید. زمانی‌که روی این گزینه کلیک می‌کنید، پنجره‌ای ظاهر می‌شود که با استفاده از آن می‌توانید محتوای ویدویی را از کامپیوتر شخصی، سایت‌های ویدیویی آنلاین یا به صورت جایگذاری‌شده، در ارائه خود قرار دهید. (شکل ۱) همچنین اگر کد جایگذاری‌شده ویدیویی را در اختیار دارید، می‌توانید کد مدنظر را در بخش Paste Embed Code Here وارد کنید تا محتوا در ارائه شما قرار بگیرد.

شکل ۱: پاورپوینت ۲۰۱۶ به‌سادگی ویدیوهای آنلاین را در ارائه‌ها قرار می‌دهد.

ویرایش ویدیو در پاورپوینت
شاید از خواندن این عنوان تعجب کرده باشید. در پاورپوینت می‌توانید ویرایش‌های ساده‌ای روی ویدیوها اعمال کنید. به‌این منظور پاورپوینت ۲۰۱۶ ابزارهای ویدویی خود را در زبانه‌های Format و PlayBack در اختیار کاربران قرار داده است. دو گزینه Fade in و Fade out برای تعیین زمان محوشدگی استفاده می‌َشوند. همچنین اگر در نظر دارید فرایند برش را در ابتدا یا انتهای فیلم انجام دهید، گزینه Trim Video برای این کار در نظر گرفته شده است. با کلیک روی این گزینه پنجره‌ای ظاهر می‌شود. در این پنجره با استفاده از برش‌دهنده‌هایی که  قرمز و سبز هستند، می‌توانید برش روی ویدیو را اعمال کنید. (شکل ۲) با زبانه Video می‌توانید جلوه‌های بصری فیلم همچون میزان رنگ، افکت‌های حاشیه‌ای، چرخش فیلم و مواردی از این دست را مدیریت کنید.

شکل ۲: امکان ویرایش و برش فیلم‌ها در ارائه‌ها وجود دارد.

=============================

آتلوک یکی دیگر از نرم‌افزارهای پرکاربرد بسته آفیس به شمار می‌رود. نرم‌افزاری که بسیاری از کاربران برای مدیریت ایمیل‌های خود از آن استفاده می‌کنند. بدون شک، آتلوک مکانیزم قدرتمندی در زمینه مدیریت بر ایمیل‌ها در اختیار کاربران قرار می‌دهد. در این قسمت چند ترفند ساده آتلوک ۲۰۱۶ را معرفی می‌کنیم.

تنظیم حساب‌های کاربری مایکروسافت و گوگل در آتلوک
در آتلوک ۲۰۱۶ برای اینکه بتوانید حساب‌‌های کاربری همچون جی‌میل یا حساب کاربری مایکروسافت را در آتلوک وارد کنید، ابتدا باید به زبانه Info بروید و گزینه Add Account را انتخاب کنید. برای این چنین حساب‌های رایگانی، به نام کاربری، آدرس ایمیل و گذرواژه نیاز دارید. بعد از پر کردن کادرهای مدنظر و کلیک روی دکمه Next، باید کمی منتظر بمانید تا صحت اطلاعات واردشده، تأیید شوند. در این زمان پنجره‌ای ظاهر می‌شود که در آن باید گذرواژه خود را بار دیگر وارد کنید. در صورتی که همه چیز موفقیت‌آمیز انجام شود، ایمیل‌های شما در برنامه آتلوک وارد می‌شود.

چگونه می‌توانیم فایل‌های PST را در آتلوک ایجاد کنیم؟
به مرور زمان که به تعداد ایمیل‌های صندوق پستی اضافه می‌شود، به فایل‌های آرشیو PST نیاز پیدا خواهید کرد. فایل‌هایی که در گذشته اهمیت چندانی نداشتند، اکنون باارزش شده‌اند. مایکروسافت در نحوه ساخت این فایل‌ها در آتلوک ۲۰۱۶ تغییری به وجود نیاورده است و همچون گذشته توانایی ساخت این فایل‌ها را دارید. برای ساخت این فایل‌ها در آتلوک ۲۰۱۶ به زبانه Home بروید، روی گزینه New items کلیک کرده More Items و سپس Outlook Data File را انتخاب کنید. به‌طور پیش‌فرض این فایل‌ها در پوشه C:\Users\USER\Documents\Outlook Files ذخیره‌سازی می‌شوند. زمانی‌که فایل PST ساخته می‌شود، آتلوک به‌طور خودکار آن ‌را به پروفایل شما در سمت چپ برنامه اضافه می‌کند. اگر می‌خواهید ایمیل‌های خود را درون پوشه ویژه‌ای قرار دهید، کافی است روی پروفایل ساخته شده_ (۱)my outlook data file_ کلیک راست کرده و گزینه New Folder را انتخاب کنید. اکنون به‌راحتی می‌توانید ایمیل‌ها را در این پوشه قرار دهید.

ساخت مجدد Search Index
بی‌شک، آتلوک برنامه کاملی است؛ به عبارت دقیق‌تر چند برنامه کوچک Mail، Calendar، Contact Manager و Task Manager در یک برنامه قرار گرفته‌اند. هرچه بیشتر از این برنامه استفاده کنید، به همان میزان مشکلات جدیدی پیش روی شما قرار می‌گیرد. ساخت مجدد فایل PST، انتقال ایمیل‌ها به کامپیوتر دیگر و اضافه کردن صندوق‌های پستی جدید، از جمله این مشکلات به شمار می‌روند. برای اینکه شاخص جست‌وجو را از نو ایجاد کنید، کافی است به زبانه File بروید و گزینه Options را انتخاب کنید. در پنجره ظاهرشده در سمت چپ تصویر روی Search کلیک کرده و سپس روی دکمه Indexing Options کلیک کنید. در پنجره Indexing Options روی دکمه Advanced کلیک کنید. در این مرحله در بخش Troubleshooting روی دکمه Rebuild کلیک کنید. این عملیات ممکن است کمی زمان‌بر باشد. بعد از کامل شدن این فرایند، مشاهده خواهید کرد که سرعت جست‌وجو و برخی دیگر از ویژگی‌ها بهبود یافته‌اند.

اضافه کردن شماره هفته به تقویم
اگر روی پروژه‌های بزرگ یا فراملیتی کار می‌کنید که در آن تعداد هفته‌ها اهمیت ویژه‌ای دارند، این ویژگی به شما کمک خواهد کرد. هر سال شامل ۵۲ هفته است و بسیاری از شرکت‌ها پروژه‌های خود را در قالب پروژه‌های زمان‌محور سازما‌ن‌دهی می‌کنند. اما چگونه می‌توانیم این ویژگی را فعال کنیم؟ به زبانه File بروید و روی گزینه Options کلیک کنید. در پنجره ظاهرشده گزینه Calendar را انتخاب کنید. در بخش Display Options گزینه Show week Numbers in the month را فعال کنید. اکنون مشاهده خواهید که شماره‌های هفته در سمت چپ تقویم آتلوک به نمایش درمی‌آیند. این قابلیت در آتلوک ۲۰۱۳ نیز وجود دارد. (شکل ۱)

شکل ۱: شماره‌گذاری هفته‌های سال

تبدیل ایمیل‌ها به متن‌های ساده
دلایل بسیاری برای تبدیل ایمیل‌ها به متن ساده وجود دارد که پیشگیری از آلودگی کامپیوتر، از جمله این موارد به شمار می‌رود. اما این کار چگونه امکان‌پذیر است؟ در آتلوک زبانه File را باز کرده و روی گزینه options کلیک کنید. در پنجره ظاهرشده در سمت چپ تصویر Trust Center را انتخاب کرده و در ادامه روی دکمه Trust Center Settings کلیک کنید. روی گزینه Email Security در سمت چپ پنجره کلیک کرده و سپس در بخش Read as Plain Text گزینه Read all standard mail in plain Text را فعال کنید. این قابلیت در نسخه‌های پایین‌تر نیز وجود دارد.

چگونه مانع ورود ایمیل‌های ناخواسته به صندق پستی خود شویم؟
آیا تا به حال ایمیل‌هایی از اشخاص یا شرکت‌های بزرگ دریافت کرده‌اید که تعجب شما را برانگیزد؟ برای مثال شرکتی گزارش مالی خود را برایتان ارسال کند یا شخصیت بزرگی برای شما ایمیلی ارسال کند؛ در صورتی که هیچ پس‌زمینه قبلی در این خصوص وجود نداشته باشد. گاهی ممکن است ایمیل‌هایی را مکرراً از فرد ناشناسی دریافت کنید. بهترین کار در این زمان، مسدود کردن ورود این ایمیل‌ها به صندوق پستی‌تان است. برای این منظور، روی ایمیل مدنظر کلیک راست کرده و از فهرست Junk  گزینه Block Sender را انتخاب کنید. ایمیل به پوشه Junk E-mail وارد می‌شود. اگر از این راهکار برای مسدود کردن شخص خاصی استفاده کردید اما بعد از مدتی تصمیم گرفتید وضعیت را به حالت سابق در آورید، کافی است به پوشه Junk E-mail بروید، ایمیل مدنظر را انتخاب و روی آن کلیک راست کرده و گزینه Not Junk کلیک کنید.

چگونه در آتلوک ۲۰۱۶ گروه ایجاد کنیم؟
گروه‌بندی این قابلیت را به شما می‌دهد تا راحت‌تر از قبل همکاری گروهی داشته باشید. این کار باعث می‌شود همه اعضای تیم از مکان مشترکی برای تبادل مکاتبات خود استفاده کنند. اما چگونه می‌توانیم در آتلوک ۲۰۱۶ گروه ایجاد کنیم؟ در پایین پنجره روی گزینه People کلیک کنید. در صفحه ظاهرشده در گروه New، روی گزینه New Contact Group کلیک کنید. در پنجره ظاهرشده در کادر Name نام گروه مدنظر را وارد کنید. بعد از تعیین نام گروه روی گزینه Add Member کلیک کرده و افراد را از دفترچه یادداشت یا فهرست مخاطبان خود به این گروه اضافه کنید. بعد از وارد کردن اعضا در گروه، روی دکمه Save & Close کلیک کنید تا گروه مدنظر ذخیره‌سازی شود. گروه‌بندی یکی از شاخص‌ترین ویژگی‌های آتلوک ۲۰۱۶ به شمار می‌رود. این ویژگی در آتلوک ۲۰۱۳ نیز وجود دارد.

=============================